Esta inutilidad no es sofisticada. No tiene certificación ISO ni aparece en los manuales de gestión que acumulan polvo en las estanterías corporativas. Pero yo le diría que aparentemente funciona. Quizás porque es simple.

En muchos entornos técnicos —consultoría, ingeniería, construcción— circula una convención que todo el mundo de habla hispana entiende aunque nadie la explique del todo. No es una de esas metodologías de las que le hablé en su día, con su propia industria de certificaciones y cursos. Es más fácil: sentido común acumulado, o una forma de distinguir en qué momento del proyecto estamos sin necesidad de preguntarlo.

Podemos llamarlo la convención de los libros de colores.

(En verdad) no son libros, son estados

Los libros de colores no son documentos físicos en sentido estricto. Son tipos de documentos que se distinguen por su color para indicar algo más importante que el formato: el estado del pensamiento. Una forma rápida de saber si estamos todavía pensando, diseñando o ejecutando.

Pese a parecer una cosa meramente estética, podríamos decir que es la gramática del proyecto. Tres colores para tres momentos, como aquellos anillos de Tolkien. Tres formas de relacionarse con una idea antes de que se convierta en realidad —si es que llega—.

Libro Blanco: el territorio de las preguntas importantes

El Libro Blanco es donde todo empieza. Aquí todavía no se construye nada. No se compra. No se ejecuta. Ni siquiera se diseña. Se define.

Es el espacio donde habita la duda productiva bajo preguntas que importan:

• ¿Qué problema queremos resolver?
• ¿Por qué merece la pena hacerlo?
• ¿Qué alternativas existen?
• ¿Qué riesgos asumimos?
• ¿De qué órdenes de magnitud hablamos?

Aquí, por tanto, se busca claridad: no importa tanto el cómo como el qué y el por qué. El lenguaje es estratégico, no técnico. Las cifras son estimaciones y los diagramas son bosquejos.

Lo suele producir un área de negocio, estrategia o consultoría. Y va dirigido a quien tiene que decidir si el proyecto nace o no: dirección, patrocinadores, comités de inversión. Personas que necesitan ver el horizonte antes de comprometer recursos.

El Libro Blanco no garantiza el éxito, pero su ausencia suele ser una buena receta para el fracaso. Porque si usted no sabe para qué hace algo, da igual lo bien que lo haga.

Libro Azul: traducir ideas en forma

Si el Libro Blanco decide qué se quiere hacer, el Libro Azul se ocupa de cómo hacerlo.

Aquí la ambigüedad empieza a reducirse y aparecen los planos junto a especificaciones técnicas, memorias de cálculo, listas de materiales, criterios de aceptación. El proyecto deja de ser una intención y se convierte en un objeto técnico bastante definido.

El lenguaje ya no es político ni estratégico. Es ingenieril, más concreto, preciso. No es casualidad que el Libro Azul lo suelan producir perfiles técnicos —ingenieros, arquitectos, consultores especializados— y lo utilicen quienes tendrán que ejecutar: contratistas, compras, equipos de implementación.

Es el puente entre el pensamiento y la acción. Entre la idea y la realidad. Pero, como todo puente, tiene sus riesgos: demasiado vago, y la ejecución se descontrola; demasiado rígido, y el proyecto pierde capacidad de adaptación, hasta el punto de peligrar su inicio.

Pero ningún plan, por detallado que sea, sobrevive intacto al contacto con la realidad.

Libro Rojo: hacer que ocurra

El Libro Rojo es el proyecto en movimiento. En él ya no se discute el diseño sino su puesta en práctica: planificación detallada, cronogramas, presupuesto base, procedimientos de trabajo, control de calidad, informes de avance.

Es el documento de la dura realidad, con sus retrasos, imprevistos, fricciones y ajustes. El territorio donde el plan se enfrenta al mundo. Y el mundo, como suele ocurrir, tiene sus propias ideas.

Lo producen normalmente el contratista principal, la dirección de obra o el jefe de proyecto de ejecución. Pero lo utilizan todos: clientes, inspecciones y financiadores. Gente que no quiere saber qué podría pasar, sino qué está pasando.

Podemos decir que el Libro Rojo no es especialmente elegante. Pero su prueba de fuego es la eficacia: y eso se nota rápido.

Tres colores, para una misma lógica

Visto así, los libros de colores no son solo documentos. Son estados del proyecto:

• Blanco: pensar
• Azul: definir
• Rojo: actuar

Confundirlos suele ser caro, y dependiendo del proyecto, también doloroso.

Ejecutar (rojo) sin haber definido (azul) es improvisar. Definir sin haber pensado (blanco) es optimizar lo equivocado. Pensar eternamente sin pasar al azul es no decidir nunca. Y el mundo no se detiene porque usted no se haya decidido.

En el fondo, esta convención tan simple es una forma de respetar algo que a menudo olvidamos: que los sistemas complejos necesitan tiempo. Tiempo para explorar. Tiempo para estructurar. Tiempo para intervenir.

No se puede acelerar el pensamiento sin sacrificar profundidad. No se puede saltar del blanco al rojo sin pagar el precio en caos, trabajar varias veces en lo mismo y costes desbocados. Cada color tiene su momento. Cada momento tiene su lógica. Y la prisa, como casi siempre, es mala consejera.

La vieja enseñanza

Los libros de colores no son una metodología certificada. No tienen framework ni consultores que los vendan. No hay cursos de tres días con diploma al final. Son solo… vieja escuela, o sentido común. Buen juicio acumulado. Una forma de recordar que antes de construir hay que pensar, y antes de pensar hay que preguntarse si vale la pena.

Como casi todo lo que funciona bien, no es sofisticado. Pero es claro y, si actúa con sinceridad, le ayudará.

Usted, si ha llegado hasta aquí por la faceta financiera ¿escribió los tres libros antes de ponerse a invertir?